Pour qui
Gestion d'accueil multi-sites pour foncières et gestionnaires d'immeubles
Pour une foncière ou un gestionnaire d’immeubles, la gestion d’accueil multi-sites repose sur une console unique qui hiérarchise organisation, immeubles et accueils, sur les standards des grands comptes (SSO, SCIM, API), sur une licence par immeuble et sur un hébergement maîtrisé : SaaS en France ou en Europe, ou appliance installée dans le bâtiment.
Comment gérer l’accueil de dizaines d’immeubles depuis une seule console ?
Un parc immobilier n’est pas une collection de sites isolés. SmartCraft Building modélise votre périmètre en niveaux : organisation, sites, bâtiments, accueils. Les paramètres définis en haut de la hiérarchie sont hérités par chaque immeuble, qui peut les ajuster localement.
- Modèles par site : invitations, badges, notifications et chartes de sécurité.
- Horaires d’ouverture, jours fériés et fermetures exceptionnelles propres à chaque immeuble.
- Champs personnalisés par site et par type de visite.
- Personnalisation visuelle : logo, couleurs, nom de domaine dédié pour les e-mails et la borne.
- Consolidation multi-sites des indicateurs : visiteurs, colis, prêts, par période, par site ou par accueil.
- Journal d’administration : toute modification de paramètre est tracée.
Objectif de conception : intégrer un nouveau site en moins d’une journée, import de l’annuaire, modèles et formation compris.
Quels standards d’identité et d’intégration sont pris en charge ?
Le principe est que l’accueil ne ressaisit rien : les rendez-vous viennent des agendas, les personnes de l’annuaire, les ouvertures de porte des systèmes existants.
| Besoin | Standard ou système | Usage |
|---|---|---|
| Connexion unique | SAML 2.0, OpenID Connect, authentification multifacteur | Agents et hôtes se connectent avec leur compte d’entreprise |
| Provisionnement | SCIM 2.0, Entra ID, LDAP, Google Workspace | Comptes créés et désactivés automatiquement au départ d’un collaborateur |
| Agendas | Microsoft 365, Google Workspace | Le visiteur est déclaré depuis le rendez-vous |
| Contrôle d’accès | Salto, Nedap, Gallagher, Paxton, Hikvision | Droit temporaire créé pour le visiteur, sans changer les lecteurs |
| Messageries | Teams, Slack | Notification de l’hôte à l’arrivée de son visiteur |
| Ticketing | ServiceNow, Jira Service Management | Création d’une demande ou d’un incident |
| Échanges sur mesure | API REST documentée en OpenAPI 3, webhooks | Visiteur arrivé ou parti, colis reçu, prêt en retard, évacuation déclenchée |
SSO, SCIM, audit renforcé et API complète font partie de l’offre Sûreté et grands comptes.
Comment la licence est-elle comptée sur un parc ?
Une licence par bâtiment, c’est-à-dire par adresse postale. Plusieurs postes d’accueil dans le même immeuble ne comptent que pour une licence. Pas de frais par visiteur ni par agent, engagement annuel.
| Offre | Pour qui | Prix |
|---|---|---|
| Essentiel | Un bâtiment qui veut quitter le papier | Public à l’ouverture |
| Premium | Les sites qui accueillent beaucoup : QR code, borne, SMS, Teams, mode évacuation | Public à l’ouverture |
| Sûreté et grands comptes | Sites sensibles, multi-sites, exigences de sécurité renforcées | Sur devis |
Bornes supplémentaires, imprimantes de badges, packs de SMS, installation sur site et appliance sont des options. Le panorama du marché relève que les tarifs deviennent opaques dès que l’on dépasse le petit site : un prix au bâtiment permet de chiffrer un parc par simple multiplication. Détail des offres : offres.
Immeuble multi-locataires : qui voit quoi ?
Dans un immeuble partagé, chaque résident ne voit que ses visiteurs, ses colis et ses rapports. Les rôles prédéfinis (agent, responsable, hôte, sûreté, DPO, administrateur) se complètent de rôles personnalisés, avec des droits fins par module et par site : lecture, création, modification, export, suppression.
Le gestionnaire garde la vue d’ensemble ; le locataire accède à son activité ; l’agent d’accueil, souvent salarié d’un prestataire, saisit au poste. Si votre accueil est opéré par un prestataire, voyez aussi notre page dédiée aux prestataires d’hospitality management.
SaaS en France ou en Europe, ou appliance : comment choisir ?
C’est la même application dans les deux cas : mêmes écrans, mêmes fonctions, mêmes connecteurs. Le mode se choisit par site.
| Critère | SaaS | Appliance sur site |
|---|---|---|
| Lieu des données | France, ou autre pays de l’Union européenne | Dans votre bâtiment, d’où elles ne sortent pas |
| Installation | Aucune, un navigateur suffit | Serveur livré prêt à brancher sur votre réseau |
| Mises à jour et maintenance | Continues, prises en charge | Assurées par nos soins |
| Cas typiques | Sièges, immeubles tertiaires | Sites sensibles : OIV, défense, santé |
Un siège peut ainsi tourner en SaaS et un site sensible du même parc sur appliance. Voir la section déploiement.
Quelles exigences de sécurité et de conformité ?
Les grands comptes exigent SSO, chiffrement, hébergement européen et traçabilité. Le cahier des charges du produit fixe notamment :
- chiffrement des échanges (TLS 1.2 minimum, 1.3 recommandé) et des données au repos (AES-256) ;
- cloisonnement strict entre clients, vérifié par des tests automatisés ;
- journal d’audit inaltérable : qui a consulté, modifié ou exporté quoi, et quand ;
- sauvegardes quotidiennes chiffrées et tests de restauration réguliers ;
- RGPD : durées de conservation par type de donnée, purge automatique et journalisée, pseudonymisation des visites anciennes, sous-traitants listés et aucun transfert hors de l’Union européenne ;
- réversibilité : export complet des données.
Le détail côté données de visite figure dans notre guide sur le registre des visiteurs et le RGPD.
SmartCraft Building est en phase de lancement : ces points sont des exigences de conception, que nous passons en revue une à une avec vos équipes sécurité et votre DPO.
Et l’application occupant ?
SmartCraft Building n’en est pas une, et ne cherche pas à l’être. Les plateformes expérience occupant couvrent le badge mobile, la réservation d’espaces et les services de l’immeuble ; l’accueil y est un module parmi d’autres. SmartCraft Building outille le poste d’accueil lui-même : visiteurs, plis et colis, prêts, main courante, relève, sûreté et indicateurs de prestation. La réservation de salles et de bureaux n’entre pas dans la première version. Pour situer les deux approches : panorama du marché de la gestion d’accueil.
Comment évaluer la solution sur votre parc ?
Choisissez un immeuble représentatif, idéalement avec plusieurs accueils ou plusieurs locataires, et regardons ensemble vos flux, votre annuaire, votre contrôle d’accès et vos exigences d’hébergement. Les durées mises en avant sur ce site, comme la liste des présents disponible en 10 secondes en cas d’évacuation, sont des objectifs de conception, mesurés avec les premiers sites pilotes.