Main courante numérique d'accueil : consignes, relève, traçabilité

Une main courante numérique d’accueil est le journal horodaté du poste : consignes, appels, incidents et tâches, saisis par l’agent au fil de la journée et transmis à l’équipe suivante. SmartCraft Building la tient dans le même outil que les visiteurs, colis et prêts, avec un écran de relève et un rapport de prestation qui se remplit sans ressaisie.

Qu’est-ce qu’une main courante d’accueil ?

C’est la mémoire du poste. Tout ce qui se passe à l’accueil et qui doit laisser une trace y est consigné : une livraison de mobilier annoncée pour 15 h, un ascenseur arrêté de 9 h 40 à 10 h 05, un appel pour la direction à rappeler, une clé prêtée à un technicien. Elle sert à deux choses : transmettre à l’équipe suivante ce qui reste ouvert, et prouver après coup ce qui a été fait, quand et par qui.

Sur papier, c’est un cahier posé sur la banque d’accueil. Dans SmartCraft Building, c’est un fil d’événements horodatés et signés par l’agent, classés par catégorie : incident, consigne, information, tâche.

Pourquoi la passer au numérique ?

Parce qu’un cahier ne relance personne, ne se consulte qu’au poste, et doit être recopié pour devenir un rapport. Le tableur fait à peine mieux : une cellule s’écrase sans laisser de trace, et rien ne relie la ligne « clé prêtée » au registre des prêts.

Besoin	Cahier papier ou tableur	SmartCraft Building
Savoir qui a écrit quoi, et quand	Signature et heure à la main, parfois oubliées	Chaque entrée horodatée et signée par l’agent
Corriger une erreur	Rature, ou cellule écrasée	Entrée non modifiable après validation, corrections historisées
Passer le poste	Lecture du cahier et transmission orale	Écran de relève : consignes, tâches, colis, visiteurs attendus
Suivre une tâche	Une ligne qu’on espère relue	Échéance, assignation, statut et rappel
Joindre une preuve	Photo sur un téléphone personnel	Photos et documents joints, mention d’un collègue
Rendre compte	Rapport recopié le soir	Rapport du jour et tableau de bord mensuel, exports
Conserver	Cahiers archivés sans échéance	Durée paramétrable, purge journalisée

L’écran de relève

À la prise de poste, l’équipe entrante ouvre un écran qui résume tout ce qui reste ouvert : consignes en cours, tâches à terminer, colis en attente, visiteurs attendus. Un exemple de ce que l’équipe du matin peut y lire à 7 h : deux consignes, trois colis en attente, quatorze visiteurs attendus.

Les consignes de relève disent ce qui est à faire, à surveiller et à transmettre. Elles ne dépendent plus de la mémoire de la personne qui part, ni de la conversation de deux minutes entre deux appels. L’équipe suivante sait ce que l’équipe précédente a laissé ouvert, sans avoir à le demander.

Parce que la main courante partage le poste avec les autres registres, l’écran de relève ne se limite pas aux notes : un prêt arrivé à échéance ou un colis non retiré y apparaissent d’eux-mêmes, sans que l’agent ait eu à les recopier.

Appels, consignes, incidents

Les appels. Le registre des appels note l’appelant, le destinataire, le type et l’issue. Les types sont configurables : transfert, message pris, renseignement, réclamation, urgence. Un message à rappeler notifie son destinataire et reste suivi jusqu’à son traitement. Saisir un appel en moins de 10 secondes est un objectif de conception : l’agent a souvent un visiteur devant lui pendant qu’il décroche.

Les consignes et les tâches. Une tâche porte une échéance, une personne assignée, un statut et un rappel. Une entrée peut recevoir des photos et des documents, et mentionner un collègue.

Les incidents. Un incident est inscrit dans le fil, horodaté et signé. Une fois validée, l’entrée ne se modifie plus : une correction reste possible, mais elle laisse son historique. C’est ce qui fait d’une main courante une preuve, et non un brouillon.

Les relances. Quand une clé prêtée n’est pas revenue à l’heure dite, la relance part automatiquement vers l’emprunteur et une alerte s’inscrit à la main courante.

Du registre au rapport de prestation

Beaucoup d’accueils sont opérés par un prestataire pour le compte d’un donneur d’ordre. Le rapport mensuel, lui, est souvent reconstitué à la main à partir des cahiers et des tableurs.

Dans SmartCraft Building, chaque geste est saisi une fois, à l’accueil. Les indicateurs du contrat en découlent : délais de prise en charge, volumes par créneau, prêts en retard, rondes réalisées. Le rapport du jour part chez le prestataire et alimente le tableau de bord du mois ; les rapports se planifient par e-mail et s’exportent en PDF, CSV ou Excel.

Les agents du prestataire saisissent au poste, le donneur d’ordre — services généraux ou property manager — consulte les indicateurs qui en découlent. Chacun voit ce que son rôle autorise, et rien d’autre. Le rapport mensuel n’est plus une déclaration : c’est un extrait.

Traçabilité et conservation

Une main courante engage : elle doit être fiable et durer, sans durer indéfiniment. Chaque consultation, modification ou export est inscrit dans un journal d’audit inaltérable. La durée de conservation est paramétrable ; cinq ans sont proposés comme point de départ pour la main courante, à adapter selon le secteur et à valider avec votre DPO. La purge est automatique et journalisée. Plus de détails sur la gestion des données personnelles à l’accueil : registre des visiteurs et RGPD.

Les données sont hébergées en France ou dans un autre pays de l’Union européenne, ou restent dans votre bâtiment sur une appliance : c’est la même application dans les deux cas. Voir les modes de déploiement.

Quelle offre inclut la main courante ?

La main courante, le registre des appels et celui des prêts font partie du socle : ils sont inclus dès l’offre Essentiel, avec le reporting, l’export et les notifications par e-mail. Premium ajoute les notifications par SMS, Teams et Slack ainsi que le parcours visiteur numérique. Sûreté et grands comptes, sur devis, ajoute notamment le SSO, le SCIM, l’audit renforcé et l’API complète. Les prix d’Essentiel et de Premium seront publics à l’ouverture, avec une licence par bâtiment : voir les offres.

La main courante vit à côté des visiteurs, sur le même poste : voir aussi le logiciel de gestion des visiteurs.

Voir SmartCraft Building sur votre accueil

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