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Registre des visiteurs et RGPD : obligations, durée de conservation, modèle

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En bref. Le RGPD n’oblige pas à tenir un registre des visiteurs, mais il encadre celui que vous tenez, même sur papier. Limitez les données au nécessaire (identité, société, personne visitée, horaires). Informez les visiteurs au moment de la collecte, inscrivez le traitement au registre de l’article 30 et fixez une durée de conservation. Dans son exemple, la CNIL retient trois mois.

Ce guide reprend les textes et les recommandations de la CNIL, point par point. Il ne remplace pas l’avis de votre délégué à la protection des données (DPO) ni celui d’un conseil, en particulier si votre activité relève d’une réglementation sectorielle.

Un registre des visiteurs est-il obligatoire ?

Le RGPD ne crée aucune obligation générale de tenir un registre des visiteurs. Il fixe les règles à respecter dès lors qu’un tel registre existe.

La CNIL range pourtant ce type de suivi parmi les mesures de sécurité recommandées. Sa fiche « Protéger les locaux » conseille d’« établir les règles et moyens de contrôle d’accès des visiteurs » et de les faire accompagner hors des zones d’accueil du public. Elle recommande aussi, pour les salles ou bureaux susceptibles de contenir des données personnelles sensibles, de consigner la date et l’heure d’arrivée et de départ des visiteurs. Pour beaucoup d’entreprises, le registre découle donc de leur obligation de sécuriser les données qu’elles détiennent, et non d’un texte qui l’imposerait en tant que tel.

Certains secteurs réglementés peuvent avoir leurs propres exigences de contrôle d’accès. Ce guide ne les recense pas : vérifiez les textes applicables à votre activité.

Une autre obligation, elle, est générale : le registre des activités de traitement de l’article 30 du RGPD. Il ne faut pas le confondre avec le registre des visiteurs : c’est le document où l’entreprise décrit ses traitements de données, y compris la gestion des visiteurs. L’article 30, paragraphe 5, dispense les organisations de moins de 250 employés, sauf si le traitement « n’est pas occasionnel », présente un risque ou porte sur des données sensibles. Selon la CNIL, cette dérogation est « en pratique » limitée à des cas très particuliers, et en cas de doute il faut inscrire le traitement. Un accueil qui enregistre des visiteurs tous les jours n’a rien d’occasionnel. La fiche CNIL sur l’accès aux locaux précise d’ailleurs que les dispositifs de contrôle d’accès doivent figurer dans ce registre.

Sur quelle base légale repose le registre ?

Dans son exemple d’information pour l’accès aux locaux par badge, la CNIL retient l’intérêt légitime de l’organisme (article 6, paragraphe 1, point f du RGPD), c’est-à-dire la sécurité des locaux. Sa fiche sur l’accès aux locaux mentionne aussi l’obligation légale, quand un texte impose le dispositif.

Cette base légale fixe une limite. Les données recueillies pour la sécurité ne peuvent pas servir à autre chose, par exemple à de la prospection commerciale auprès des visiteurs, sans quoi il y a « détournement de finalité » (article 5.1.b du RGPD, rappelé par la même fiche).

Quelles données peut-on collecter ?

Le principe de minimisation (article 5, paragraphe 1, point c) impose des données « adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire » au regard de la finalité.

Dans son exemple, la CNIL retient quatre données pour les visiteurs :

  • le nom et le prénom ;
  • la société ;
  • le nom de l’employé ou de l’agent visité ;
  • les dates et heures d’entrée et de sortie.

C’est un bon point de départ. Toute donnée supplémentaire (téléphone, plaque d’immatriculation, photo, motif détaillé de la visite) doit être justifiée par un besoin précis et documenté.

Le cas de la pièce d’identité. Aucune des fiches CNIL consultées pour ce guide ne prévoit de photocopier la pièce d’identité des visiteurs. Dans un cas voisin, la CNIL répond qu’un hôtelier ne peut pas faire de copie de la pièce d’identité de ses clients, même s’il peut demander à la voir. Par prudence, contentez-vous d’une présentation sans copie lorsque vous devez vérifier une identité, sauf si un texte vous impose davantage.

Combien de temps conserver les données ?

L’article 5, paragraphe 1, point e du RGPD impose de ne conserver les données sous une forme identifiante que « pendant une durée n’excédant pas » celle nécessaire à la finalité. Le texte ne donne aucun chiffre : c’est au responsable du traitement de fixer la durée et de pouvoir la justifier.

La CNIL donne cependant des repères :

  • Journaux d’accès : sa fiche sur l’accès aux locaux indique qu’ils doivent être supprimés « 3 mois après leur enregistrement ». Les données d’identification, elles, peuvent rester en base active pendant « le temps de l’habilitation de la personne concernée ». Pour un visiteur ponctuel, nous en déduisons que l’habilitation ne dépasse pas la visite, mais la fiche ne le dit pas expressément.
  • Exemple visiteurs : dans son exemple d’information, la CNIL fixe la conservation des données des visiteurs à trois mois à compter du jour de la visite. Il s’agit d’une illustration à adapter, pas d’un plafond réglementaire.
  • Vidéo : si l’accueil est filmé, la CNIL indique que la durée de conservation des images « en principe […] n’excède pas un mois » et que quelques jours suffisent en règle générale.

Pour les autres données (coordonnées, plaque d’immatriculation…), nous n’avons pas trouvé de durée recommandée par la CNIL propre aux visiteurs. Fixez-la au regard de la finalité, et notez-la avec sa justification dans votre registre des traitements (article 30, paragraphe 1, point f).

Comment informer les visiteurs ?

L’article 13 du RGPD impose d’informer la personne au moment où les données sont recueillies auprès d’elle. La CNIL demande une information « concise, transparente, compréhensible et aisément accessible », que la personne n’a pas à chercher.

La CNIL recommande une information à deux niveaux, qu’elle illustre dans son exemple pour l’accès par badge :

  1. Premier niveau : un panneau affiché près du dispositif de contrôle d’accès ou à l’accueil, avec l’essentiel (identification à l’accueil, durée de conservation, destinataires, contact du DPO) et un renvoi vers une notice complète.
  2. Second niveau : une notice complète remise avec le badge. La CNIL précise qu’elle peut aussi être envoyée par e-mail à l’avance, lorsque des consignes sont adressées au visiteur avant sa venue.

L’invitation envoyée avant un rendez-vous est donc un bon moment pour informer.

Que doit contenir la mention d’information ?

D’après l’article 13 et la fiche CNIL sur l’information des personnes, la notice complète indique :

  • l’identité et les coordonnées du responsable du traitement (votre entreprise, ou le gestionnaire de l’immeuble s’il tient l’accueil) ;
  • les coordonnées du DPO, ou à défaut d’un point de contact ;
  • la finalité (sécurité des locaux et des personnes) et la base légale ;
  • l’intérêt légitime poursuivi, lorsque c’est la base retenue ;
  • le caractère obligatoire ou facultatif de chaque donnée, et les conséquences d’un refus (par exemple, pas de badge) ;
  • les destinataires : personnel de sécurité habilité, éventuels prestataires ;
  • la durée de conservation, ou les critères qui la déterminent ;
  • les droits des personnes : accès, rectification, effacement, limitation, opposition ;
  • le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL ;
  • le cas échéant, les transferts hors de l’Union européenne et leurs garanties.

Le registre papier est-il conforme ?

Le papier n’échappe pas au RGPD. L’article 2, paragraphe 1 couvre le traitement non automatisé de données « contenues ou appelées à figurer dans un fichier ». L’article 4 définit le fichier comme « tout ensemble structuré de données à caractère personnel accessibles selon des critères déterminés ». Un cahier classé par date entre dans cette définition.

Le papier peut donc être conforme, mais il pose deux difficultés pratiques.

  • La confidentialité. Un cahier ouvert sur le comptoir montre à chaque visiteur les noms, sociétés et horaires des visiteurs précédents. Cela va contre l’article 5, paragraphe 1, point f, qui demande une « sécurité appropriée », et contre la recommandation de la CNIL de ne pas laisser visibles des données qui doivent rester confidentielles dans les zones d’accueil. Quelques solutions : faire remplir le registre par l’agent d’accueil, utiliser des fiches individuelles, ou masquer les lignes déjà remplies.
  • La purge. Supprimer les entrées de plus de trois mois dans un cahier relié suppose de découper ou de détruire des pages selon un calendrier tenu à la main. Dans les faits, les cahiers sont souvent gardés bien au-delà de la durée annoncée.

Modèle de registre des visiteurs

Dans ce tableau, « nécessaire » désigne une donnée indispensable à la finalité de sécurité, au sens du caractère obligatoire de l’article 13. Les durées ne sont indiquées que lorsqu’une source CNIL les mentionne. Sinon, elles restent « à définir » par le responsable du traitement.

Donnée Obligatoire / facultative Justification Durée indicative
Nom, prénom Nécessaire Savoir qui est présent dans les locaux (exemple CNIL) 3 mois à compter de la visite (exemple CNIL)
Société Nécessaire Identifier l’origine de la visite (exemple CNIL) 3 mois à compter de la visite (exemple CNIL)
Personne visitée Nécessaire Savoir qui accueille et accompagne le visiteur (exemple CNIL) 3 mois à compter de la visite (exemple CNIL)
Date, heure d’arrivée et de départ Nécessaire Traçabilité des accès (CNIL, protéger les locaux) 3 mois après l’enregistrement (fiche CNIL accès aux locaux)
Numéro de badge remis Nécessaire si un badge est remis Relier un badge à son porteur, récupérer le badge 3 mois pour les journaux d’accès (fiche CNIL)
E-mail ou téléphone Facultative Envoyer l’invitation et la notice, prévenir d’un retard À définir
Plaque d’immatriculation Facultative Accès au parking, si nécessaire À définir
Motif de la visite Facultative Utile seulement si un motif conditionne l’accès à une zone À définir
Photo Facultative, à justifier Rarement nécessaire pour une visite ponctuelle À définir
Copie de pièce d’identité À éviter Présentation sans copie préférable (voir plus haut) Ne pas conserver, sauf texte l’imposant

Checklist de conformité

  • La finalité du registre est écrite (sécurité des locaux) et aucune autre utilisation n’en est faite.
  • Les données collectées se limitent à celles du tableau jugées nécessaires.
  • Une durée de conservation est fixée, justifiée et réellement appliquée.
  • Un panneau de premier niveau est affiché à l’accueil, et une notice complète est disponible ou envoyée avec l’invitation.
  • Les entrées précédentes ne sont pas visibles des autres visiteurs.
  • L’accès au registre est limité aux personnes habilitées.
  • Le traitement « gestion des visiteurs » figure dans le registre des activités de traitement.
  • Une procédure permet de répondre aux demandes d’accès ou d’effacement.

Ce qu’un outil d’accueil peut automatiser

Un logiciel de poste d’accueil ne rend pas un traitement conforme à lui seul : la finalité, la durée et l’information restent des choix du responsable du traitement. Il peut en revanche appliquer ces choix sans dépendre de la mémoire de chacun :

  • Purge automatique : les fiches visiteurs sont supprimées ou anonymisées à l’échéance fixée, sans calendrier tenu à la main.
  • Pseudonymisation : pour les statistiques de fréquentation, le nom du visiteur est remplacé par un identifiant. À l’écran d’accueil, les entrées précédentes ne s’affichent pas, et l’historique n’est consultable que par les personnes habilitées.
  • Journal d’audit : chaque consultation, modification ou export du registre est tracé. C’est utile pour démontrer la conformité, comme l’exige l’article 5, paragraphe 2.
  • Information à l’invitation : la notice complète est jointe à l’e-mail envoyé avant la visite, comme le permet l’exemple de la CNIL.

C’est l’approche retenue pour le module visiteurs de SmartCraft Building, en cours de développement.

Sources

Pages consultées le 2026-10-23.

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