Logiciel de gestion des visiteurs pour l'accueil d'entreprise

Un logiciel de gestion des visiteurs remplace le registre papier de l’accueil : il prépare les rendez-vous, enregistre l’arrivée, prévient l’hôte et sait à tout moment qui est présent dans le bâtiment. SmartCraft Building le fait depuis une application web, avec pré-enregistrement par QR code, borne libre-service, liste des présents et purge RGPD automatique.

Que fait un logiciel de gestion des visiteurs ?

Il tient le fil d’une visite : avant, le rendez-vous et l’invitation ; pendant, l’arrivée, l’hôte prévenu, le badge attribué ; après, le départ noté et les données purgées à l’échéance.

Dans SmartCraft Building, les visiteurs partagent le même poste que les plis et colis, les prêts, la main courante et les indicateurs de prestation : un seul écran, une seule saisie.

Comment se déroule l’arrivée d’un visiteur ?

Le parcours distingue trois cas.

• Le visiteur attendu est reconnu à la borne ou par l’agent, et son hôte est prévenu aussitôt. L’enregistrement se fait en un geste : la fiche existe déjà.
• Le visiteur imprévu passe par une saisie rapide de l’agent, puis par l’accord de son hôte.
• Hors heures d’ouverture, la borne assure seule l’enregistrement et la notification.

Au poste, la vue du jour montre qui est attendu, arrivé, parti, absent ou en retard. Les champs de la fiche sont configurables : nom, société, motif, hôte, plaque d’immatriculation, ou simple mention « pièce d’identité contrôlée », sans conservation de l’image par défaut.

Le badge visiteur est attribué, suivi et sa restitution tracée : un badge non rendu ne passe pas inaperçu. Si le bâtiment dispose d’un contrôle d’accès (Salto, Nedap, Gallagher, Paxton, Hikvision…), SmartCraft Building s’y raccorde pour créer un droit temporaire au visiteur, sans changer les lecteurs.

Le départ s’enregistre au poste, à la borne, par un lien reçu par SMS, ou par clôture automatique en fin de journée.

Pré-enregistrement, QR code et borne

Le rendez-vous se crée là où il naît : par l’accueil, par l’hôte depuis son agenda Microsoft 365 ou Google Workspace, ou par le visiteur lui-même via un lien d’auto-déclaration.

Avec l’offre Premium, le visiteur reçoit une invitation qui contient le plan d’accès et les consignes du site. Il remplit ses informations avant de venir et reçoit un QR code d’entrée, valable pour son créneau seulement. Le jour J, il le présente au poste ou à la borne libre-service : l’arrivée est enregistrée, le badge peut être imprimé, et la charte de sécurité signée à l’écran avant l’entrée.

La borne est une tablette du marché ; SmartCraft Building en fournit la configuration et le support. Des bornes supplémentaires, des imprimantes de badges et des lecteurs sont disponibles en option.

Notification de l’hôte

Dès l’arrivée, l’hôte est prévenu. Par e-mail dans toutes les offres ; par SMS, Teams ou Slack avec l’offre Premium. La notification peut porter des boutons de réponse — « J’arrive », « Merci de patienter », « Je ne suis pas disponible » — et, si l’hôte ne répond pas, une relance part automatiquement avant qu’une alerte ne remonte à l’accueil. Chaque message envoyé est inscrit dans un journal, avec son statut de remise.

Moins de 30 secondes entre l’arrivée d’un visiteur attendu et la notification de son hôte : c’est un objectif de conception du produit, à mesurer avec les premiers sites pilotes.

Sûreté : liste des présents et évacuation

Un registre papier dit qui est entré, pas qui est encore là. SmartCraft Building tient la liste des présents en temps réel — salariés connus par badge ou par déclaration, visiteurs, prestataires — imprimable et accessible hors ligne.

Quand l’alarme sonne, le mode évacuation (offre Premium) fige la liste en un geste. Le pointage se fait au point de rassemblement depuis un téléphone, et les personnes non retrouvées sont signalées au chargé d’évacuation. Sortir cette liste en 10 secondes est, là encore, un objectif de conception.

Pour les sites sensibles, l’offre Sûreté et grands comptes ajoute les listes de vigilance, avec alerte discrète à l’agent et conduite à tenir affichée, les zones d’accès autorisées par visiteur et pour une durée précise, et l’alerte de masse à tous les présents par SMS ou e-mail.

Données et RGPD

Un registre des visiteurs contient des données personnelles ; il doit donc avoir une fin. Dans SmartCraft Building :

• le visiteur est informé du traitement de ses données à l’invitation et à l’arrivée ;
• chaque type de donnée a sa durée de conservation, paramétrable, et la purge est automatique et journalisée ;
• les visites anciennes sont pseudonymisées, pour garder les statistiques sans garder les noms ;
• une personne se retrouve, s’exporte ou s’efface en quelques clics pour répondre à une demande d’accès ou d’effacement ;
• l’image d’une pièce d’identité n’est pas conservée par défaut, et le consentement est recueilli pour la photo et les SMS ;
• un journal d’audit inaltérable garde la trace de qui a consulté, modifié ou exporté quoi, et quand.

Le détail des durées et de la purge fait l’objet d’une page dédiée : registre des visiteurs et RGPD.

Registre papier ou tableur, ou logiciel dédié ?

Besoin	Cahier papier ou tableur	SmartCraft Building
Préparer la visite	L’accueil découvre le visiteur à son arrivée	Rendez-vous depuis l’agenda ; invitation, plan d’accès et QR code en Premium
Prévenir l’hôte	Appel depuis le poste, s’il décroche	Notification automatique par e-mail ; SMS, Teams ou Slack en Premium
Savoir qui est présent	Relire les pages du jour	Liste des présents en temps réel, imprimable
Évacuer	Liste à reconstituer dans l’urgence	Mode évacuation et pointage depuis un téléphone (Premium)
Confidentialité	Page ouverte sous les yeux du visiteur suivant	Chacun voit ce que son rôle autorise
Conservation	Cahiers archivés sans échéance	Purge automatique à l’échéance fixée, journalisée
Indicateurs	Comptage à la main	Tableau de bord, export PDF, CSV et Excel

Quelle offre pour quel accueil ?

• Essentiel : rendez-vous, visiteurs, plis et colis, prêts, appels, main courante, reporting et export, notifications par e-mail, liste des présents. Sans pré-enregistrement ni borne.
• Premium : tout Essentiel, plus SMS, Teams et Slack, invitation depuis l’agenda avec plan d’accès et consignes, pré-enregistrement et QR code, borne et impression de badges, mode évacuation et charte signée à l’écran.
• Sûreté et grands comptes, sur devis : tout Premium, plus listes de vigilance et zones d’accès, contrôle d’accès physique et parking, SSO, SCIM, audit renforcé, API complète, alerte de masse et interlocuteur dédié.

Les prix d’Essentiel et de Premium seront publics à l’ouverture. La licence se compte au bâtiment (l’adresse postale), quel que soit le nombre de postes d’accueil : voir les offres. Dans tous les cas, la même application tourne en SaaS hébergé en France ou dans l’Union européenne, ou sur une appliance dans votre bâtiment : voir le déploiement.

Et le reste du poste d’accueil ?

Consignes, appels, incidents et relève d’équipe se tiennent dans la main courante numérique d’accueil, sur le même poste.

Voir SmartCraft Building sur votre accueil

Trente minutes suffisent pour parcourir vos flux réels : combien de visiteurs, combien de colis, qui tient le poste. Demandez une démonstration : nous partirons de votre accueil, pas d’un jeu de données fictif.